Eliminare gli sprechi per creare valore: la Lean organization e il continuo miglioramento nel Comune di Ala (Trento)

Il contesto

Il Comune di Ala, in provincia di Trento, ha adottato per la propria amministrazione la Lean organization, una metodologia nata in ambito manifatturiero che basa l’organizzazione sulla riduzione degli sprechi per massimizzare l’efficienza dei processi. Un approccio che consente di fare di più con meno, generando risorse da dedicare a nuove progettualità a valore per la comunità.

Obiettivo del progetto è migliorare le performance di competitività, rendere l’azione della pubblica amministrazione più trasparente, efficiente e partecipata, incentivare la digitalizzazione e contribuire indirettamente alla riduzione dei costi economici e ambientali per cittadini, imprese e personale interno.

Il progetto

Guidato dal modello Lean, il Comune di Ala opera attraverso un team interno che promuove il miglioramento continuo delle attività quotidiane, utilizzando un set integrato di strumenti di:

• Problem solving: fogli raccolta dati, stratificazione, istogramma, diagrammi di Pareto, analisi causa-effetto, brainstorming, analisi di correlazione;
• lean organization: mappa del flusso del valore, analisi del valore, carta degli sprechi, 5S, matrice prodotti-servizi;
• project management: cronoprogramma, mappe del miglioramento, reporting.

Il miglioramento dei processi si concretizza attraverso interventi mirati:

• Gestione proattiva e semplificata;
• erogazione di servizi sovracomunali per prenotazioni SSN, rilascio dei codici SPID, e pratiche per conto di INPS e dell’Agenzia delle Entrate;
• standardizzazione dei supporti: riduzione, semplificazione e digitalizzazione di modulistica, manuali e documentazione, con forte impatto sulla qualità del lavoro e riduzione dei margini di errore;
• esclusiva presa in carico di pratiche corrette con l’obiettivo di azzerare le sospensioni delle pratiche per incompletezza e la richiesta di integrazioni (la “non qualità in ingresso” è stimata al 20-30% nella media dei comuni);
• riduzione del numero di pratiche non imposte dalle norme;
• coinvolgimento di tutto il personale nel miglioramento continuo “dal basso”.

I risultati

Il progetto ha prodotto risultati significativi nel miglioramento della qualità dei servizi offerti ai cittadini e dell’organizzazione interna del Comune di Ala.

Risultati per i cittadini, le imprese e i professionisti

• Riduzione delle incombenze burocratiche grazie alla semplificazione dei processi e all’ascolto dei bisogni rilevati tramite focus group e sportello evoluto PARLA;
• ampliamento delle modalità di accesso ai servizi, con canali fisici, telefonici e telematici, anche assistiti;
• maggiore accessibilità oraria, con 40 ore settimanali di apertura, orario continuato, fascia preserale e apertura il sabato;
• risoluzione più rapida delle richieste;
• rafforzamento della relazione di fiducia tra cittadini e amministrazione, consolidando l’immagine del “comune amico”.

Le tecnologie

• Digitalizzazione delle pratiche;
• Utilizzo di SEND (servizio notifiche digitali) per la riduzione del numero di pratiche;
• Iter informatizzato condiviso tra anagrafe e polizia municipale per gli accertamenti anagrafici;

Fattori chiave del progetto

• Applicazione sistematica del modello lean: dal problem solving al project management, per l’efficienza della PA;
• integrazione tra organizzazione, digitalizzazione e crescita delle persone;
• azioni “zero sprechi” con eliminazione di lavorazioni non a valore;
• Centralità del cliente: riducendo incombenze per i cittadini (clienti esterni) e migliorando la qualità del lavoro (clienti interni).

Conclusione

L’adozione della Lean organization da parte del Comune di Ala è un esempio concreto di come una metodologia nata nel manifatturiero possa essere adattata e utilizzata dalla pubblica amministrazione, generando risorse da dedicare alla comunità. Attraverso il miglioramento continuo “dal basso” e l’integrazione di Lean, digitalizzazione e coinvolgimento del personale, il progetto garantisce maggiore trasparenza, efficienza e competitività, stabilendo un modello di gestione che pone il valore per il cittadino e la qualità del lavoro al centro dell’azione amministrativa.

Approfondimenti:

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